Endlich stehen die Ferien vor der Tür! Jetzt nur noch zu Hause kurz den Koffer packen und dann geht es ab unter die Palmen, auf die Piste oder in die Berge. Aber Moment, da war doch noch was … Ach ja, die Abwesenheitsnotiz. Egal, ein paar Standardsätze tun es schon. Oder doch nicht? Können Sie die Abwesenheitsnotiz vielleicht sogar zu Ihren Gunsten nutzen?
Ab wann braucht es eine Abwesenheitsnotiz?
Dazu gibt es zwar keine Vorschrift und auch keine einheitliche Regelung. Wir empfehlen aber, immer dann eine Abwesenheitsmeldung zu hinterlegen, wenn Sie länger als einen Tag nicht erreichbar sind. Idealerweise beantworten Sie E-Mails innerhalb von 24 Stunden oder bei Wochenenden und Feiertagen am darauffolgenden Werktag. Sind Sie also einen Tag oder länger ausser Haus oder in diversen Meetings besetzt, macht eine Abwesenheitsnotiz Sinn. So lassen Sie Ihre Kunden nicht im Ungewissen. Und Sie vermitteln nicht den Eindruck, dass die E-Mails aus Desinteresse länger nicht beantwortet werden.
Welche Informationen gehören in eine Abwesenheitsmeldung?
Ihre Abwesenheitsmeldung sollte nicht zu einem Roman ausarten. Niemand möchte sich durch eine Bleiwüste kämpfen, nur um dann zu erfahren, dass Sie gerade nicht im Büro sind. Fassen Sie sich also kurz, aber klar. Wichtig ist, dass Ihre Abwesenheitsnotiz die grundlegenden Informationen enthält:
Dauer Ihrer Abwesenheit
Teilen Sie mit, von wann bis wann Sie abwesend sind. Erwähnen Sie dabei die genauen Daten und teilen Sie auch mit, ab wann Sie wieder erreichbar sind. So gibt es keine Missverständnisse. Ausserdem können sich die Empfänger Ihrer Abwesenheitsnotiz an den Daten auch beim Querlesen gut orientieren.
Grund für Abwesenheit: Kein Muss
Wenn Sie möchten, können Sie den Grund Ihrer Abwesenheit mitteilen. Das müssen Sie aber nicht. Schliesslich geht es manchmal – pardon – schlicht und einfach niemanden etwas an, was Sie in Ihrer Abwesenheit tun. Wenn Sie aber zum Beispiel eine Weiterbildung besuchen, macht es durchaus Sinn, davon zu erzählen. Schliesslich macht es immer einen guten Eindruck, wenn man sich neues Wissen aneignet, nicht wahr?
Was passiert mit der E-Mail?
Teilen Sie mit, was mit der Nachricht passiert, die Sie empfangen haben. Wird sie an jemanden weitergeleitet, wird sie gelesen? Oder bleibt sie ungelesen im Postfach, bis Sie wieder zurück sind? Und falls Letzteres der Fall ist: An wen kann man sich in dringenden Fällen wenden, falls man nicht so lange auf eine Antwort warten kann? Geben Sie am besten die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer und den Namen Ihrer Stellvertretung an. Falls Sie keine bestimmte Person angeben können, teilen Sie die allgemeine E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens mit – zum Beispiel «info@…». Wichtig ist, dass Sie eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme anbieten. Lassen Sie Ihre Kunden nicht im Stich – auch wenn Sie abwesend sind.
Grussformel und Signatur
Zum Schluss folgen die Grussformel und Ihre vollständige Signatur, die Sie auch sonst bei Ihren E-Mails hinterlegt haben. Apropos Grussformel: «Mit freundlichen Grüssen» ist veraltet. Schreiben Sie stattdessen «Freundliche Grüsse».
Abwesenheitsmeldung in mehreren Sprachen
Sie haben Kunden aus aller Welt? Denken Sie daran, die Abwesenheitsmeldung in mehreren Sprachen zu hinterlegen, damit Ihre Nachricht von allen Empfängern verstanden wird.
Und jetzt: Kreative Abwesenheitsnotiz schreiben!
So weit, so gut. Wenn Sie diese Punkte erwähnen, haben Sie an das Wichtigste gedacht. Kreativ ist die Abwesenheitsnotiz deshalb aber noch nicht. Dabei könnten Sie gerade mit der Abwesenheitsmeldung für Aufmerksamkeit sorgen und positiv auffallen. Nutzen Sie diese Chance! Schliesslich erreichen uns viel zu oft Abwesenheitsnotizen, die so oder ähnlich beginnen: «Besten Dank für Ihre Nachricht. Ich bin zurzeit abwesend und am TT.MM.JJ wieder erreichbar.»
Gääähn. Das können Sie besser, oder? Wir haben ein paar Tipps gesammelt, die Ihnen dabei helfen, eine kreative Abwesenheitsnotiz zu schreiben.
Spannender Betreff
Alles beginnt mit dem Betreff. Diesen sehen die Empfänger als Erstes. Nutzen Sie diesen Platz, um das Interesse zu wecken. Statt «Abwesenheitsmeldung» könnte dort zum Beispiel stehen «Auf Weiterbildungsmission» oder «Im Lernmodus». Wichtig ist, dass der Betreff nicht zu lang ist. Sonst wird er abgeschnitten und Ihre Botschaft ist zwar kreativ, kommt beim Gegenüber aber nicht vollständig an.
Humorvolle Abwesenheitsmeldung
Ja, auch die Abwesenheitsmeldung selbst darf gern etwas aussergewöhnlich und humorvoll formuliert sein. Nehmen wir als Beispiel nochmals unsere Abwesenheit wegen einer Weiterbildung. Wie wäre es mit einer Formulierung in diesem Stil:
«Vom TT.MM. bis TT.MM.JJJJ drücke ich wissbegierig die Schulbank. Am TT.MM.JJJJ bin ich um viele Erkenntnisse reicher wieder zurück. Vielleicht kann ich diese dann in einem Ihrer Projekte einsetzen?»
Selbstverständlich muss die Tonalität zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Nicht immer ist humorvoll oder sogar frech angemessen. Überlegen Sie sich deshalb immer, wie Ihre Zielgruppe Ihre Wortwahl empfindet, wie Sie sonst kommunizieren – und ob es ein Corporate Wording gibt, an das Sie sich auch in Ihrer Abwesenheitsnotiz halten müssen.
Auf Website verweisen
Was können Ihre Empfänger tun, während Sie weg sind? Da gibt es bestimmt etwas. Vielleicht können sie schon mal ein bisschen auf Ihrer Website stöbern, weil es dort einen Blog oder eine Seite mit hilfreichen Tipps gibt. Weisen Sie darauf hin und verlinken Sie die Textstelle auf die entsprechende Seite. Oder machen Sie auf Ihr Social-Media-Profil aufmerksam, weil es dort zahlreiche Posts und Bilder zu entdecken gibt. Kurz gesagt: Nutzen Sie die Abwesenheitsnotiz, um auch noch ein bisschen die Werbetrommel zu rühren. Wichtig ist aber auch hier: Kurz fassen, nicht aufdringlich sein und charmant formulieren – damit Ihre Abwesenheitsmeldung sympathisch rüberkommt.
Besondere Grussformel
Auch bei der Grussformel können Sie vom Standard abweichen. Es müssen nicht immer Freundliche, Sonnige und Beste Grüsse sein. Überlegen Sie sich, was sich für Ihr Unternehmen eignet, und formulieren Sie eine individuelle Grussformel. Sie sind im Fitnessbereich tätig? Dann passen vielleicht «Sportliche Grüsse» zu Ihnen. Oder Sie entscheiden sich für einen Wunsch anstelle eines Grusses: «Gemütliche Herbsttage und bis bald».
Abwesenheitsnotiz formulieren lassen
Tipps sind schön und gut. Sie helfen aber wenig, wenn Sie weder Zeit noch Lust haben, sich einen Text für Ihre Abwesenheitsmeldung einfallen zu lassen. Deshalb kurbeln wir unsere Kreativität für Sie an und schreiben die Abwesenheitsnotiz für Sie. Damit Sie sich nicht den Kopf zerbrechen müssen und während Ihrer Abwesenheit trotzdem glänzen können.
